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POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ECUAPATRIA C. LTDA. AGENCIA ASESORA PRODUCTORA DE SEGUROS

De conformidad con lo establecido en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de datos, Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (“LOPDP”) y cualquiera disposición legal conexa que fuere aplicable, el operador del presente banco de datos es ECUAPATRIA C. Ltda. Agencia Asesora Productora de Seguros (“ECUAPATRIA”) en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales (“responsable”) con base en las disposiciones de la LOPDP.

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (“Política”) describe la información que ECUAPATRIA trata de los titulares y detalla las prácticas relacionadas con la información recopilada durante el acceso y uso de los servicios prestados por ECUAPATRIA.

Como parte de una organización más amplia, ECUAPATRIA se reserva el derecho de compartir cierta información personal con terceros, incluyendo a empresas que se identifican con la marca comercial “Grupo Vilaseca”. Esta práctica tiene como objetivo facilitar la prestación de servicios, mejorar la eficiencia operativa y garantizar una experiencia consistente para sus usuarios y clientes, quienes son parte fundamental de las operaciones de ECUAPATRIA. Todos los datos compartidos seguirán estando sujetos a las mismas medidas de seguridad y protección establecidas en esta Política. 
El Titular, con la aceptación de esta Política, expresamente otorga su consentimiento libre, expreso, previo, informado e inequívoco para que ECUAPATRIA, trate sus datos personales en los términos de esta Política y conforme la normativa aplicable.

Asimismo, el Titular declara que, por medio de la presente Política, es informado de forma previa y detallada sobre los tipos de tratamiento, finalidades, tiempo de conservación y medidas de protección implementadas por el operador de los bancos de datos personales, así como las consecuencias de la entrega de su información personal.

El Titular da su consentimiento explícito a ECUAPATRIA para que esta recopile, acceda, registre, organice, almacene, conserve, elabore, modifique, extraiga, consulte, utilice, bloquee, transfiera a nivel nacional e internacional, comunique, modifique, suprima y, en general, trate sus datos personales.
La privacidad de la información del Titular es muy importante para ECUAPATRIA. Por esto, toma las precauciones y recaudos necesarios para resguardar su información, utilizando los mecanismos de seguridad informática de protección de la información completos y eficaces.

PRIMERO: CANALES DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
1. A fin de acceder a los servicios que presta ECUAPATRIA como agente de seguros, los Titulares de los datos deben registrarse, suministrando ciertos datos personales completos, exactos y vigentes. La recopilación de los datos se realizará a través de los canales de contacto con los usuarios, físicos y digitales (“Canales de Contacto”), los mismos que estarán sujetos a los lineamientos de la presente Política.

2. Canales Físicos. ECUAPATRIA podrá proporcionar, entre otros, los siguientes canales físicos para gestionar atenciones de diversa índole a los usuarios y clientes: formularios en las oficinas de la Compañía.

3. Canales Digitales. ECUAPATRIA también podrá proporcionar, entre otros, los siguientes canales digitales para gestionar atenciones de diversa índole a los usuarios y clientes: redes sociales, correos electrónicos, página web, formularios web, aplicaciones y WhatsApp. ECUAPATRIA pone en conocimiento de los usuarios que, además de los canales señalados, las sucursales y oficinas de la Compañía podrán contar con cámaras de videovigilancia que recopila imágenes y características físicas de los usuarios conforme lo determinado en esta Política.

4. Además de lo mencionado, el usuario podrá proporcionar sus datos personales mediante los canales de atención y contacto directamente facilitados por las compañías de seguro para la prestación de los servicios de seguros y para otros propósitos específicos establecidos por estas sociedades. ECUAPATRIA no será responsable de las negligencias, omisiones o acciones de protección de datos personales que realicen las compañías en la recopilación y tratamiento de datos personales a través de sus propios canales, ni de la atención al ejercicio de los derechos del Titular sobre dicha información.

TERCERA: DATOS PERSONAL
4.1.El Titular de los datos otorga su consentimiento libre, expreso, previo, informado e inequívoco para que ECUAPATRIA trate los siguientes datos personales (“Datos Personales”) conforme esta Política:
• Datos personales Generales: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.  (por ejemplo, Nombre, Apellido, fecha de nacimiento, nacionalidad, cédula de identidad, estado civil, firma, huella, imagen/voz, marcas físicas, firma electrónica).
  • Datos de Contacto: Dirección física, dirección de correo electrónico, número de teléfono. 
• Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales. 
• Datos relativos a la salud: datos personales relativos a la salud física o mental de una persona, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud minusvalías, diagnósticos, exámenes, afecciones de salud, operaciones y todo tipo que releve parcial o totalmente condiciones de salud.
• Datos de personas fallecidas.
• Datos de circunstancias sociales características de alojamiento/vivienda, propiedades o posesiones, aficiones y estilo de vida, pertenencia a clubes o asociaciones, licencias, permisos o autorizaciones).
• Datos económicos, financieros, crediticios, bancarios (ingresos y rentas, inversiones y bienes patrimoniales, créditos, préstamos y avales, datos bancarios, datos económicos de nómina, datos de deducciones impositivas e impuestos, hipotecas, subsidios y beneficios, historial de créditos, tarjeta de crédito, cualquiera que integre el comportamiento económico de personas naturales, para analizar su capacidad financiera.).
• Datos de seguros: planes de pensiones y jubilación, hipotecas, créditos entre otros conexos a la póliza.
• Datos de transacciones de bienes y servicios (bienes y servicios suministrados por el afectado, bienes y servicios recibidos por el afectado, transacciones financieras, compensaciones e indemnizaciones).
• Datos de detalles de empleo (profesión, puesto de trabajo, datos no económicos de nómina, historial del trabajador).
• Datos de afiliación sindical, religión, creencias o datos relativos a vida sexual.
• Categorías especiales (datos de niñas, niños y adolescentes y/o datos de personas con discapacidad y de sus sustitutos, relativos a la discapacidad. 
• Datos de terceras personas beneficiarios de pólizas de seguro.

4.2.ECUAPATRIA tratará los datos personales con la mayor rigurosidad posible y no compartirá ni transferirá dicha información con ningún tercer proveedor que no sea necesario para la correcta prestación de los servicios provistos como agente de seguro, en su defecto, no esté autorizado según el debido consentimiento del Titular o su representante, ni tampoco tratará dicha información para fines no contemplados ni especificados en esta Política. ECUAPATRIA no consiente y rechaza cualquier actividad y tratamiento que viole los derechos de los Titulares y dependientes.

4.3.El Titular de los datos que se registre en los Canales de Contacto de ECUAPATRIA, ha aceptado expresamente que esta tenga acceso, en cualquier momento, a la totalidad de la información contenida en su base de datos, incluyendo en particular, pero sin limitación, a su Datos Personales, y otra información personal adicional requerida dependiendo de la relación que mantengan con ECUAPATRIA. 

CUARTA: ACCESO A INFORMACIÓN PERSONAL ADICIONAL
4.1.Además de los Datos Personales anteriormente señalados, ECUAPATRIA podrá acceder, a través de bases o fiches de información provista por las compañías de seguro a fin de cumplir las obligaciones como agentes de seguro y validar la información entregada por el cliente mientras dure la representación y la asesoría.

4.2.ECUAPATRIA no será responsable por la licitud y legitimidad del tratamiento de los Datos Personales que se encuentren en bases o ficheros de las compañías de seguro puestos a disposición por estas para la ejecución de los servicios de agentes de seguro.
ECUAPATRIA tampoco será responsable de errores de cualquier tipo, desactualización de los datos, eliminación o cualquier falta sobre la información personal contenida en estas bases. Asimismo, ECUAPATRIA tampoco será responsable por decisiones o resoluciones emitidas con base en la información consignada en bases o ficheros de las compañías de seguro. La responsabilidad recaerá únicamente sobre la sociedad que tiene potestad sobre los datos personales de los Titulares.

4.3. El Titular declara que conoce las condiciones de tratamiento que realizará ECUAPATRIA con la información personal adicional a la que acceda por medios provistos por las compañías de seguro y con respecto a información contenida en sus bases de datos. Además, el Titular conoce y autoriza para que ECUAPATRIA acceda a dicha información.

QUINTA: USO Y FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
4.1.ECUAPATRIA en estricto cumplimiento de las disposiciones de la LOPDP con respecto a la licitud y legitimidad sobre el tratamiento de datos personales, así como de las finalidades de tratamiento pone en conocimiento del Titular los siguientes propósitos del uso de sus Datos Personales.

4.2.En el cumplimiento de sus obligaciones comerciales, ECUAPATRIA recopila y trata Datos Personales para las siguientes finalidades:
Fase precontractual: i. Recopilar los datos en base a las necesidades y especificaciones del riesgo a ser asegurado del cliente, con el fin de buscar asesora y buscar opciones de póliza en el mercado.
ii. Comunicar la información del cliente a las compañías de seguro para la gestión de la póliza.
iii. Comunicar la información entregada al asegurado, beneficiario o tercero perjudicado.
iv. Realizar comunicaciones comerciales a potenciales clientes y clientes sobre productos propios o de terceros.

4.3.En el cumplimiento de sus obligaciones legales, ECUAPATRIA recopila y trata Datos Personales para las siguientes finalidades:
(i) Comunicar a la compañía de seguro la variación del riesgo asegurado.
(ii) Responder ante la compañía de seguro por el correcto manejo de los documentos recibidos.
(iii) Cuidar la vigencia del contrato de seguro y gestionar su renovación.
(iv) Mantener en reserva la cotización enviada por la compañía de seguros.
(v) Asesorar adecuadamente al cliente sobre las opciones de cobertura que posee, exclusiones, beneficios, etc.
(vi) Mantener en un archivo bajo estricta reserva, las comunicaciones mantenidas con los clientes.
(vii) Actuar a nombre del cliente ante la Aseguradora cuando tenga autorización para dicho efecto.
(viii) Suscribir los contratos de agenciamiento con las compañías de seguro y entregar la información respectiva.
(ix) Entregar a la compañía de seguro los pagos de primas que recibidos.

9.4.ECUAPATRIA recoge los Datos Personales de los Titulares únicamente desde fuentes permitidas por la Ley, así como al amparo de bases de legitimación según la LOPDP. Para aquellos tratamientos que requieran del consentimiento del Titular, ECUAPATRIA implementa diversos mecanismos para contar con dicha autorización de forma expresa por parte de los Titulares de los Datos Personales. 

9.5.Además de las referidas finalidades, ECUAPATRIA podrá realizar aquellos tratamientos que sean compatibles con los fines de su recogida inicial, respetando en particular, las expectativas razonables del Titular basadas en su relación con quien haga las veces de Responsable y demás disposiciones según el artículo 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. 

9.6.En ese sentido, el Titular declara que conoce y se le ha informado acerca de las finalidades del tratamiento de sus datos personales anteriormente descritas, y que cuenta con su debido consentimiento explícito, libre, específico, informado e inequívoco para dichas finalidades. 

9.7.ECUAPATRIA permite el acceso a los Datos Personales únicamente al personal autorizado que requiera tener acceso a dicha información para cumplir las finalidades del tratamiento determinadas en esta Política y en cumplimiento de las funciones que desempeña en la Compañía. 

9.8.Para las finalidades descritas, ECUAPATRIA podrá compartir o transferir los Datos Personales del Titular con ciertas compañías aliadas, quienes actuarán en calidad de responsables y encargados de los Datos Personales. La Información Personal, sólo podrá ser utilizada por estos para los fines previstos en esta Política, y en cumplimiento de obligaciones legales y comerciales mantenidas con ECUAPATRIA. 

9.9.En caso en el que Titular no acepte alguno(s) de los tratamientos de datos personales, esto no afectará a los demás. Sin perjuicio de lo anterior, ECUAPATRIA podrá denegar dicha negativa cuando el tratamiento sea necesario para cumplir una obligación legal o contractual, y siempre que esta acción no atente con los derechos fundamentales y libertades individuales de los titulares de datos personales. 

SEXTA: TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE DATOS SENSIBLES
9.1.ECUAPATRIA en cumplimiento de sus obligaciones comerciales, contractuales y legales con podrá recopilar y tratar Datos Personales de carácter sensible o de salud de Titulares únicamente para las finalidades descritas en esta Política cumpliendo especialmente los principios de finalidad, pertinencia y minimización, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

9.2.Los datos sensibles y de salud serán protegidos por ECUAPATRIA con el mayor cuidado, respetando en todo momento su carácter de reserva, confidencialidad, y en algunos casos, de secreto profesional. En cumplimiento de lo mencionado, ECUAPATRIA mantiene un control de acceso a dicha información, reservado únicamente para el personal que realiza la intervención en cada caso. Además, cuenta con medidas de seguridad técnicas, organizativas y físicas para el control y supervisión del almacenamiento de la información y su tratamiento.

9.3.ECUAPATRIA tratará la información para coordinar acciones de atención y comunicación con las compañías de seguros, emitir reportes de riesgo, y entregar y recibir información de las compañías coadministradoras de contratos de programas, según corresponda. En tal sentido, en los casos que aplique, ECUAPATRIA habilitará mecanismos para recabar de manera directa el consentimiento expreso del Titular, con el fin de tratar los datos sensibles y de salud únicamente para las finalidades detalladas en esta Política.

9.4.Una vez coordinadas las acciones con otras entidades, ECUAPATRIA procederá a archivar la información y bloquearla conforme las disposiciones internas de la Compañía. Asimismo, ECUAPATRIA no será responsable por las acciones, negligencias y omisiones que realicen otras entidades, así como sus representes y personal autorizado durante procesos ulteriores. El Titular declara que conoce el alcance de la presente cláusula y la responsabilidad limitada que tiene ECUAPATRIA sobre la información personal tratada durante dichos procedimientos.

SÉPTIMA: TRATAMIENTO DE IMÁGENES Y VIDEOVIGILANCIA
9.1.En cumplimiento de sus obligaciones de mantener la seguridad, vigilancia y control, ECUAPATRIA podrá manejar sistemas de circuito cerrado de cámaras de videovigilancia. Dicho sistema registrará imágenes, videos y otras características físicas de los titulares. La información recopilada por este medio será de exclusivo conocimiento del personal que ejerza labores de seguridad, vigilancia, control y supervisión. Además, esta podrá entregarse a las Autoridades gubernamentales, la Policía Nacional, fiscalía, jueces u cualquier otra entidad que requiera de la información para procesos de investigación e infracciones de la normativa. ECUAPATRIA no será responsable del uso, acción, omisión o negligencia que realicen dichas entidades en el ejercicio de sus funciones.

OCTAVA: MENORES DE EDAD
9.1.ECUAPATRIA solo tratará Datos Personales de niñas, niños y adolescentes cuando sea necesario para la prestación de los servicios de gestión de póliza y programas de beneficios adquiridos por los titulares y, de ser legalmente requerido, con la obtención del consentimiento de sus representantes. Asimismo, ECUAPATRIA en la ejecución de sus labores atenderá al principio de interés superior del menor conforme la normativa aplicable que regule el tratamiento de datos de menores de edad.

9.2.Conforme la normativa vigente, los adolescentes mayores de quince (15) años y menores de dieciocho (18) años, podrán ejercer de manera directa sus derechos ante el Encargado y el Responsable de la base de datos, según quien administre dichos datos personales, o ante la Autoridad de Protección de Datos Personales.

NOVENA: QUINTA: CONSERVACIÓN 
9.1.ECUAPATRIA declara que la información se almacenará durante el tiempo que dure la relación comercial o contractual, más lo necesario para cumplir obligaciones legales o por el interés legítimo de ECUAPATRIA. En eses sentido, ECUAPATRIA utilizará los datos estrictamente necesarios durante los 10 años posteriores a la terminación de la relación comercial. Trascurrido dicho plazo, ECUAPATRIA procederá a bloquear los datos y únicamente serán conservados como archivo histórico de la Compañía conforme las disposiciones legales aplicables. 

DÉCIMA: ACCESO DE LOS DATOS PERSONALES POR PARTE DE TERCEROS 
9.1. ECUAPATRIA podrá compartir los Datos Personales de los Titulares para fines exclusivamente relacionados con la provisión del producto y/o servicio con empresas que se identifiquen con la marca comercial “Grupo Vilaseca”, a fin de mejorar la eficiencia, transparencia y operatividad de todas las unidades de negocio. Estos datos se regirán por los principios de eficiencia y transparencia, además de estar protegidos por instrumentos jurídicos que garanticen su seguridad y protección. Por tanto, ECUAPATRIA podrá compartir estos datos con personas que brinden servicios dentro de su estructura organizativa bajo una relación mercantil/civil y no laboral. Del mismo modo, podrán ser compartidos con empresas y profesionales contratados en su ámbito interno para la prestación de servicios generales o de mantenimiento (como servicios informáticos, asesoramiento, auditorías, entre otros servicios que permiten el correcto funcionamiento interno de la Compañía).

9.2. ECUAPATRIA también podrá compartir los Datos Personales con terceros proveedores de servicios en calidad de encargados del tratamiento de datos personales cuando exista fundamento jurídico para realizar dicho tratamiento. Adicionalmente, cuando el personal de ECUAPATRIA requiera comunicar Datos Personales a un tercero proveedor, socio empresarial, compañía vinculada u otro para cumplir con las finalidades previstas en la recogida inicial de los datos personales, se asegurará de que este tercero proporcione el mismo nivel de protección y confidencialidad garantizados por ECUAPATRIA a través de un contrato o cualquier otro instrumento jurídico permitido. 

DÉCIMA PRIMERA: CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN
9.1. En el ámbito de operación y gestión, ECUAPATRIA no venderá, intercambiará, alquilará ni explotará los datos personales de los titulares. ECUAPATRIA aplicará una diligencia y cuidado adicionales con respecto a la información de categorías especiales de datos personales y aquellas que generen un mayor riesgo para los derechos y libertades de los titulares.

9.2. Los Datos Personales se encuentran protegidos durante todo su ciclo de tratamiento para evitar su divulgación, acceso no autorizado, disponibilidad e integridad. ECUAPATRIA durante y después de la terminación del contrato de operación, no divulgará, reproducirá, ni se apropiará de ninguna información confidencial y reservada, para su uso o explotación propia, o el uso de terceros, salvo que los titulares y/o beneficiarios lo hayan autorizado expresamente por escrito. 

9.3. En caso de que los colaboradores, personal de ECUAPATRIA, o cualquier otra persona a la que éste transmita la información considerando esta Política, llegue a estar legalmente obligado por autoridad competente, (con preguntas orales, interrogatorios, solicitudes de información o documentos, demanda civil investigativa o proceso similar) para que revele cualquier información, ECUAPATRIA buscará proporcionar solamente la porción de la información que sea legalmente requerida.

9.4. Mediante la presente Política ECUAPATRIA pone en conocimiento del Titular que el personal que trata datos personales mantiene la obligación expresa de guardar absoluta confidencialidad respecto de toda información, secreto, dato y documento a los que tenga acceso, observando en todo momento el cumplimiento del deber de confidencialidad y reserva de la información según corresponda. Asimismo, está obligado a no revelar a terceras personas, la información confidencial que reciba o conozca en ejecución o con ocasión del ejercicio de sus funciones en ECUAPATRIA.

DÉCIMA CUARTA: REVOCATORIA DE CONSENTIMIENTO
9.1. Los Titulares podrán revocar su consentimiento para tratar ciertos Datos Personales y para ciertos fines específicos. No obstante, ECUAPATRIA estará legitimada para cualquier tratamiento de Datos Personales que sea necesario debido al cumplimiento de sus obligaciones de orden legal y/o contractual. En caso de que el Titular revoque alguno(s) de los tratamientos de Datos Personales, esto no afectará a los demás. Los Datos Personales solo serán utilizados con propósitos limitados, tal como los aquí expuestos.

DÉCIMA QUINTA: REQUERIMIENTOS LEGALES
9.1. ECUAPATRIA cooperará con las autoridades competentes y con otros terceros para garantizar el cumplimiento de las leyes. ECUAPATRIA podrá revelar los Datos Personales del Titular sin su consentimiento únicamente cuando esté permitido por ley, requerido por mandato judicial, o en casos de prevención de lavado de activos o financiamiento del terrorismo o el caso que dicho Titular participe en actividades ilegales. En tales situaciones, ECUAPATRIA colaborará con las autoridades competentes con el fin de salvaguardar la integridad y la seguridad de la comunidad y la de sus Titulares de los datos.

DÉCIMA SEXTA: SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
9.1. ECUAPATRIA debe cumplir con la normativa de medidas de seguridad aplicables a los datos personales. Adicionalmente, ECUAPATRIA utilizará los estándares de la industria en materia de protección de la confidencialidad de su Información Personal, incluyendo, en otras medidas, cortafuegos (“firewalls”) y Secure Socket Layers (“SSL”). ECUAPATRIA considera la Información Personal del Titular como un activo que debe ser protegido de cualquier pérdida o acceso no autorizado. A tal fin, ECUAPATRIA emplea diversas técnicas de seguridad para proteger tales datos de accesos no autorizados por Titulares de los datos dentro o fuera de la compañía. Considerando que Internet es un sistema abierto, de acceso público, ECUAPATRIA no puede garantizar que terceros no autorizados puedan superar las medidas de seguridad y utilizar la Información Personal de forma indebida.

9.2. ECUAPATRIA no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas. ECUAPATRIA, tampoco se hace responsable por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios.

9.3. La Información Personal del Titular será almacenada en la base de datos de ECUAPATRIA, la misma que se encuentra en un archivo o soporte automatizado de datos personales. El archivo o soporte de datos personales de los Titulares de los datos de ECUAPATRIA reside en los servidores del proveedor de servicios de almacenamiento.

DÉCIMA SÉPTIMA: CAMBIO EN LAS PREFERENCIAS DE CORREOS ELECTRÓNICOS
9.1. El Titular puede seleccionar los correos electrónicos e información promocional que desea recibir de ECUAPATRIA cuando el Titular haya prestado su consentimiento para recibir esta información conforme esta Política.

• Si el Titular no quiere recibir dichos correos electrónicos, podrá retirar su suscripción enviando un correo a cumplimientoLOPDP@ecuapatria.com. El Titular de los datos podrá solicitar su cambio de preferencias para que sean tomadas en cuenta por ECUAPATRIA en las futuras comunicaciones o enviando sus preferencias por correo a las direcciones determinadas en este instrumento. La presente Política de Privacidad rige al momento de su publicación.

DÉCIMA OCTAVA: CAMBIOS A LA POLÍTICA
9.1. Todo cambio o modificación a la presente Política podrá hacerse en cualquier momento directamente por ECUAPATRIA, quien lo dará a conocer a los Titulares oportunamente a través de los Canales de Contacto y publicación en medios digitales. El acceso y/o uso continuado de los Canales de Contacto en que se recogen y tratan datos personales, después de dicha publicación y/o modificaciones a las Políticas, constituye el consentimiento del Titular a vincularse por las condiciones y sus modificaciones, con las salvedades antes señaladas en materia de tratamiento de datos personales.

Fecha de publicación: 24/02/2025
Última actualización: 10/06/2025